研修メモの取り方！社員に教えたい効果倍増のテクニック

公開日：2024年05⽉31⽇最終更新日：2024年05⽉31⽇

#スキルアップ#新人研修

研修を行う際、学びをより確実かつ深くするために必要なのがメモを取ることです。研修を実施する側としてはしっかりした資料作りなどに注力すべきですが、受ける側に積極的にメモを取るよう働きかけることでも効果を高められるでしょう。

この記事では、研修のメモの取り方について解説します。以下の点を深堀していきます。

・研修メモの取り方

・メモ取りに必要なツールとその使い方

・メモを効果的に活用するためのコツ

・メモを取るタイミングと頻度

研修の企画担当者の方、実際に研修を受ける側の方は参考にしてみてください。

研修メモの取り方

まず研修メモの取り方について解説します。以下の点がポイントとなります。

・効果的なメモの取り方とは

・メモを取る際の心構え

・線引きや図を使った視覚的なメモ

・キーワードを活用したメモ法

・話のポイントをキャッチする技術

順に見ていきましょう。

効果的なメモの取り方とは

効果的なメモの取り方は、大きく分けて3つのポイントがあります。

まず1つ目は「重要な情報を絞り込む」ことです。情報の量が多すぎると、頭の中で処理しきれず理解や記憶が難しくなります。そこで、主張や論点、エビデンスといった重要な情報を絞り込む技術が求められます。

2つ目は「構造を理解する」ことです。一部分だけを抜き出してメモするのではなく、全体の流れや構造を理解してメモに反映させます。

3つ目は「自己の理解を深める」ことです。単に書き写すのではなく、自分自身で考え理解を深めてそれを反映させることで効果的なメモになります。

これらのポイントを意識することでメモはただの情報の記録から、自分自身の知識と理解を深めるための強力なツールに変わります。

メモを取る際の心構え

メモを取る際の心構えは、まず何よりも「積極的な聞き手であること」を心に留めておきましょう。自分が学ぶべき内容を理解するため、自分が共有すべき情報を収集するためのツールであり、道具としての役割を果たせるようメモを活用する意識を持つことが肝心です。

次に「全てを記録する」ではなく「重要なポイントを捉える」ことが大切です。情報は常に流れていきますが、それら全部をつかもうとすると結局何も掴めずに時間だけが過ぎてしまいます。ですからポイントを絞って情報を捉えるようにしましょう。

そして最後にメモは「後で見返すため」に取ることを忘れないようにしましょう。メモを取ることで頭に入った気になるかもしれませんが、それは一時的なもの。後で見返しやすい形でまとめることで情報を定着させることができます。大切なのは、メモはあくまで自分自身のためのツールであるということを忘れないことです。

線引きや図を使った視覚的なメモ

視覚的なメモとは、情報を図や線で表現し視覚的に理解しやすい形に整理する方法です。特に、複雑な内容や多くの情報が飛び交う場においては、情報を整理し理解を深めるのに非常に役立ちます。

視覚的なメモの一例として、マインドマップがあります。これは、キーワードやアイデアを中心に配置しそれらがどのようにつながっているのかを線や色を使って描写します。

またフローチャートはプロセスや手順を視覚化するのに便利です。図形や線を用いることで、文字だけでは伝わりにくい情報の流れや構造を明確に示すことが可能です。

視覚的なメモは単に情報を記録するだけでなく、思考を整理し理解を深めるための強力なツールです。

キーワードを活用したメモ法

キーワードを活用したメモ法は、情報の整理と理解を深める助けとなる方法です。

まず研修中に頻出する専門用語や主題をキーワードとして抽出します。このキーワードは、その後のメモの枠組みを作る基盤となります。

次にこれらのキーワードに関連する情報や詳細を加えていきます。関連情報は、キーワードの周りにブロックまたはリストとして配置し視覚的な繋がりを作ると良いでしょう。

この方法は、情報の階層構造を明確にし理解を深めるのに役立ちます。また後でメモを見返したときに、キーワードさえ見れば全体の内容を思い出す手がかりとなります。

話のポイントをキャッチする技術

話のポイントをキャッチする技術の一つとして、リスニング力を鍛えることが挙げられます。これは、単に相手の言葉を耳で聞くだけではなく相手の意図や背後にあるニーズを理解する力を指します。

研修などでは、スピーカーが特に力を入れて話すポイントや、何度も繰り返して言及するテーマなどが重要なキーポイントであることが多いです。これらを敏感にキャッチするには、相手の感情や言葉だけでなくその背後の意図も理解するリスニング力が求められます。

また自身の知識と結びつけて理解することも重要です。新しい情報が出てきた時には、既知の知識とどのように関連するのかを考えながらメモを取ることで後でまとめやすくなります。

メモ取りに必要なツールとその使い方

次に、メモ取りに必要なツールとその使い方を解説します。以下の側面からまとめます。

・アナログツールの選び方

・メモ帳とノートのメリットとデメリット

・スマホやタブレットを使ったメモ

・録音アプリとの併用による効果倍増

順に見ていきましょう。

アナログツールの選び方

アナログツールの選び方は、主に利便性、書きやすさ、持ち運びやすさを基準に考えることが重要です。特にノートは、線の引かれていない無地タイプから、罫線や方眼、ドット、チェックリストなど様々な種類があります。

選び方のポイントは用途によります。たとえば視覚的な情報をメモする際には無地のノートが適しています。一方、情報を整理して書く際には罫線のあるノートが使いやすいでしょう。

またペンも重要で、自分の手に馴染むもの、滑らかに書けるものを選ぶと良いです。このように、アナログツールは自分のメモ取りスタイルに合ったものを選ぶことでより効果的なメモを取ることが可能になります。ただツールに頼りすぎず、常に自分の理解を深め整理することを忘れないでください。

メモ帳とノートのメリットとデメリット

メモ帳とノートそれぞれには特有のメリットとデメリットが存在します。メモ帳の大きなメリットはそのコンパクトさと持ち運びの便利さで、思いついたアイデアや情報を即座に記録できます。一方、ノートの場合は、より広範な情報を一元的に整理できるという利点があります。さらにノートは固定ページ間で情報を比較しながら整理することも可能です。

しかしそれぞれのツールにはデメリットもあります。メモ帳はページ数が限定されているため、大量の情報を記録するのは不向きです。またページが分散しているため、まとまった情報の整理には向いていません。一方、ノートはその大きさから持ち運びが難しく、思いついた時にすぐに書き留めるのには不便です。これらのメリットとデメリットを理解した上で、自身の目的に合わせて選択することが最適なメモ取りに繋がります。

スマホやタブレットを使ったメモ

スマートフォンやタブレットは、ポータブルであることから研修に参加している場所を問わずにメモを取るのに適しています。特に、アプリの利用によって独自のメモ取りスタイルを確立できるのがメリットです。

また手書き感覚でメモが取れるアプリも増えています。そのようなアプリでは、紙に書くような感覚で描き込みを行うことができます。これにより従来のノートメモとデジタルメモの良さを両立できます。

しかしデジタルメモはバックアップ体制やデータ管理に気を付ける必要があります。セキュリティを重視する企業では、社内規定に沿ったアプリを使用するようにすることも重要です。またバッテリー管理も忘れてはなりません。スマートフォンやタブレットの充電が尽きてしまっては、重要な情報を逃してしまう可能性があります。

使用するアプリによるメモ取りや、その後のデータ管理方法は、各々の研修参加者のニーズに合わせて選ぶと良いでしょう。

録音アプリとの併用による効果倍増

録音アプリを活用することでメモ取りの効果が大幅にアップします。うまく活用すれば、講義や演説の内容を全て記録でき、後から何度でも確認することが可能です。

また録音アプリを使用すると、メモを取ることに集中するあまり、実際の発言を見逃してしまう心配もありません。ただし録音アプリを導入する際には、著作権やプライバシーの観点から講師の許可を得ることが必須となります。

ますますデジタル化が進む現代では、IT業界でもこのような録音アプリの活用は増えてくるでしょう。たとえばビジネスチームのミーティングで録音を行うことで議事録作成の効率を上げるといった用途にも活用されています。

メモを効果的に活用するためのコツ

次に、メモを効果的に活用するためのコツについて解説します。以下の点が挙げられます。

・メモの整理整頓術

・見返しやすいメモの書き方

・メモの内容を短時間で復習する方法

・重要な情報をハイライトするテクニック

順に見ていきましょう。

メモの整理整頓術

メモの整理整頓術は、大きく分けて3つのステップがあります。

まずメモを分類し、それぞれのカテゴリーに応じて整理してください。次に各カテゴリーをさらに細分化し重要度や優先度に基づいて並べ替えます。最後にその情報を一覧表やダイアグラムなどで視覚的に表現することでアクセスしやすくします。

この方法は、メモの管理に一貫性をもたらし情報の検索時間を大幅に短縮する効果があります。皆さんもぜひこの整理整頓術を取り入れて、効率的なメモ活用を目指してみてください。

見返しやすいメモの書き方

見返しやすいメモの書き方は理解と記憶の基盤を創る重要なステップです。

第一に、明確な見出しを使用してメモをセクションに分割します。これにより必要な情報を簡単に見つけることが可能です。次に簡明で短いフレーズを使用します。情報過多は理解を難しくしますので、要点だけを抽出し不要な詳細は省略します。また情報の視覚化が重要です。マインドマップやフローチャートなどを利用することで複雑なコンセプトや理論の理解を深めることができます。最後に色を使うことも効果的です。異なるトピックやアイデアに対して色分けすることで見直す際の視覚的な索引を作ります。

これらのテクニックは、Apple Inc.のイノベーションセミナーやGoogleのエンジニア研修でも活用され、その効果が実証されています。

メモの内容を短時間で復習する方法

メモの内容を短時間で復習するためには、まず「定期的なリピート」が重要です。取ったメモはただ残しておくだけでなく、毎日または毎週といった定期的な間隔で読み返すことで記憶に定着させます。

また「分かりやすい思い出しやすいキーワード」をメモに含めることも効果的です。キーワードが印象に残ると、それがきっかけとなりメモの内容全体を思い出すことができます。

さらに「メモを分類・整理する」ことも効果を倍増させます。同じテーマやカテゴリーでまとめておくと、関連する情報がひとまとめになって視覚的にも記憶しやすくなります。

重要な情報をハイライトするテクニック

重要な情報をハイライトする手法は、効果的なメモを活用する上で欠かせない技術です。

黄色や青色の蛍光ペンを使って文章を強調したり、★や◆といったアイコンを本文中に入れて視覚的に際立たせたりします。またキーワードや重要箇所を大きめの文字で書くことで一目で内容が把握できるようにするのも有効な手段です。

ただしハイライトする箇所はあくまで要点で、全てをハイライトしてしまうとその効果は薄れてしまいます。必要な情報を即座にキャッチするためにも、重要箇所のみを見やすくすることを心掛けてください。

メモを取るタイミングと頻度

最後に、メモを取るタイミングと頻度についてまとめます。以下の側面からまとめます。

・重要な瞬間を見逃さないために

・メモ取りの習慣化

・研修中のメモの取り方

・会議中のメモのポイント

順に見ていきましょう。

重要な瞬間を見逃さないために

重要な瞬間を見逃さないためには、リアルタイムで情報をキャッチしつつそれを迅速に記録する能力が求められます。

言葉に遅れないため速記の技術があると有利ですが、普通のタイピングスピードでも大丈夫です。大切なのは、話し手の言葉をそのまま書き取るのではなくポイントを絞りつつ、独自の言葉で簡潔にまとめる能力です。また重要な情報はしばしば話し手のトーンや表情からも読み取れますので、それらにも注目しましょう。

これらの瞬時の判断が、肝心なポイントを逃さないために重要なスキルとなります。

メモ取りの習慣化

メモ取りを習慣化することは、記憶力を強化し情報の定着を促進する役割を果たします。これは、一貫した行動パターンを確立し、脳が情報を効率的に処理できるように試みる自然なプロセスです。そのため、まずは日常的にメモを取る時間を設けることから始めてみましょう。人の話を聞くときには毎回メモを取ると、それが自然な習慣となります。

研修中のメモの取り方

研修中のメモの取り方は非常に重要です。聴覚だけではなく視覚も併せて使うことで理解度を高め、記憶に長く残します。

まず最初に、研修の目的を明確にして関連するキーワードや主要なポイントをまとめることが重要です。次に聞いた情報を整理して自分自身の言葉で書き留めます。これにより理解が深まります。

またスピーカーが強調しているポイントや新たな語彙は、ハイライトやマーキングすると見返した時に役立ちます。

さらに可能であれば図やグラフを使用して視覚的に情報を整理すると、後で見返した時に一目で理解できます。特に複雑な内容や新しい概念を学ぶときには有効な手段となります。

最後に研修が終わった後でもメモを見直し、必要な箇所は補足説明を追記しましょう。これが研修中のメモの取り方の基本となります。

会議中のメモのポイント

会議中のメモ取りは、自分自身の理解を深め、後で情報を思い出す上で非常に有用なツールとなります。まずは、スピーカーの話のメインポイントを捉えることが重要です。話の流れやキーワードを中心にメモを取りましょう。また議論や質問のエッセンスも要点として記録します。その際は、各話題の下にサブポイントとして記述すると整理しやすくなります。

次に潜在的なアクションアイテムや決定事項を特定しましょう。これらは会議の結果として生じるため、特に重要です。これらのポイントをハイライトまたはマークすることで後で簡単に参照できます。

さらに会議中のメモは、独自の略語や記号を使用することで効率よく記述することが可能です。しかしこれらの略語や記号は、自分だけが理解できるものであるべきです。

最後に会議が終了した直後にメモを見直し、不明確な部分を補填し編集して理解を深めることも重要です。この再確認により会議で得た情報をより効果的に利用できます。