研修を欠席したいと言われたら？理由など対応を決めるチェックポイントまとめ

研修欠席連絡の理由まとめ

初めに、研修欠席連絡の理由についてまとめます。以下の側面から解説します。

・研修欠席の一般的な理由

・欠席理由の具体的な例

・欠席理由の確認手順

・嘘が疑われる場合の確認方法

1つずつ見ていきましょう。

研修欠席の一般的な理由

研修欠席の一般的な理由としては、健康上の問題や家庭の事情があります。急な体調不良や重症化した風邪など、自己管理が難しい状況下においては職場を含めた研修の場を避けるほうが適切と言えます。

また子供や配偶者の健康問題、家族の介護、その他の家庭内事情も、外出できない事情として一般的です。また研修内容や日程、担当者に対する不信感や不満が欠席の理由になることもあります。

これらの理由は一般的であり、個々の職場や個々の従業員の状況により異なるため、具体的なケースについてはより詳細な対応が必要となります。

欠席理由の具体的な例

欠席理由の具体的な例としては、まず「健康上の理由」が挙げられます。インフルエンザや急な体調不良など、自身の健康状態を理由に欠席するケースが多く見受けられます。

「家庭の事情」も一般的な理由の一つで、子供の体調不良や家族の急病、育児・介護の都合などが該当します。

その他に、予想外の事故や災害に巻き込まれた、「交通機関のトラブル」で研修に間に合わない、あるいは「個人的な予定の重複」などもあります。

なお嘘をつき欠席するケースもありますが、それは後述の「嘘が疑われる場合の対処」で詳しく説明します。これらの欠席理由は、企業側が理解し対応することで欠席者に負担をかけず、また研修の効果も確保するために重要です。

欠席理由の確認手順

欠席理由の確認手順は、適切な透明性と公平性を保つために重要です。

欠席理由の提出は電子メールや社内システムを介して行われ、スタッフはその理由を適切に記録し必要に応じて上司や人事部に報告します。休暇申請フォームや欠席通知フォームを使用することで従業員は具体的な理由を明確に記述でき、スタッフはその情報を基に判断し追加情報が必要な場合は従業員に連絡します。

また欠席を伴う理由が継続すると予期される場合、スタッフは従業員から医師の診断書や家族の状況など、予見可能な欠勤期間を裏付ける資料を求めることがあります。これにより企業は欠席の正当性を確認し不正行為を防ぐことが可能です。

嘘が疑われる場合の確認方法

欠席が疑われる場合の確認方法としては、まず「直接的な確認」があります。欠席報告の内容に疑義がある場合や、調査が必要と感じたときは、直接欠席者に話を聞くことで真偽を確認します。ただし対話の場には中立的な立場の第三者を同席させると良いです。

次に「間接的な確認」も一つの手段です。欠席の理由とされる出来事が他人の目撃や記録によって確認可能な場合などは、確認を行います。たとえば「病欠」であれば医師の診断書、「家族の病気」であれば家族の診断書などを求めることもあります。

ただし個人情報の取扱には十分な配慮が必要で、法令や社内規定を順守し適切な範囲内での確認を心がけましょう。また必要以上のプライバシーの侵害にならないよう、適切な確認方法と対話を重視することが大切です。

理由別の対処方法まとめ

次に、理由別の対処方法をまとめます。以下の場合について解説します。

・健康上の理由対応

・家庭の事情対応

・嘘が疑われる場合の対処

1つずつ見ていきましょう。

健康上の理由対応

健康上の理由で研修を欠席する場合、企業はその対応が求められます。

まず研修欠席の許容範囲を事前に明示することが大切です。これにより研修参加者は自身の体調と研修の優先順位を適切に判断できます。また研修を欠席した際には、研修内容を補完するための手段を提供することも重要です。

たとえば録画した研修ビデオの提供や、研修の補足資料を送付するなどが考えられます。さらに必要に応じて研修の再実施や代替日の設定を検討することも可能です。

健康を理由に欠席した研修参加者に対して、それぞれの体調管理の責任を尊重しつつ、欠席による学習機会の損失を最小限に抑えるような対策を講じることが求められます。

家庭の事情対応

家庭の事情による欠席についての対応方法には、様々な形があります。まず具体的な家庭の事情を確認し、それが一時的なものなのか長期にわたるものなのかを判断しましょう。一時的なものであれば、他の研修日程への振り替えや個別の補講対応が可能です。

一方長期にわたる事情の場合は、オンラインでの参加や自宅学習の支援を行うことも考えられます。具体的な状況に応じた対応が求められますが、重要なのは欠席者を見捨てるのではなく最大限の学習機会を提供することです。

また事前に家庭の事情での欠席が予想される場合は、早期にその旨を研修担当者へ伝え、早めの対応をお願いすることも大切です。これにより他の参加者の影響を最小限に抑えるとともに、欠席者自身の学習機会損失を防ぐことが可能です。

嘘が疑われる場合の対処

嘘が疑われる場合の対処は、確認と理解、そして価値の再認識を含みます。不適切な欠席理由の疑念が生じた場合、まずは正直に確認を行いましょう。相手が誠実な態度を見せるなら、信頼関係を損なわないためにもその理由を受け入れましょう。

次に欠席の理由が事実でないことが明らかな場合は、個別に面談を設けて問題解決のための具体的な策を探るべきです。研修の価値を再認識させるため、研修内容の魅力や成果、職場での応用方法などを具体的に説明することも効果的です。常にオープンなコミュニケーションを保ち、研修の必要性と意義を伝え続けることが大切です。

研修欠席の影響とリカバリー方法など

次に、研修欠席の影響とリカバリー方法などについて解説します。以下の点があります。

・研修欠席による知識の欠如

・補講やオンライン研修の利用

・自主学習のサポート方法

・欠席者へのフォローアップ

・同僚や上司の協力体制

・欠席者の評価について

順に見ていきましょう。

研修欠席による知識の欠如

研修欠席者が増えると、その人たちが研修で得られるべき知識が欠如します。この知識の欠如は業務の効率性低下やチーム内のワークロードの偏りを引き起こし、組織全体の生産性に悪影響を与えかねません。また欠席者自身も研修を通じて新たな知識やスキルを習得するチャンスを逸してしまい、キャリア進展に影響を及ぼすことが考えられます。

一方欠席者が多かった場合でも研修の質が保たれるよう、補講を設けたりオンラインでの配信を検討したりすることが推奨されます。

補講やオンライン研修の利用

研修欠席に対して、補講やオンライン研修の利用が有効な手段となります。特に現代ではコロナウイルスの感染拡大といった社会状況から、オンライン研修が主流となっています。利用者にとっては、自宅からでも参加可能で時間や場所に縛られない点がメリットです。

また参加できなかったメンバー向けの補講も重要です。これにより欠席者に知識の欠如が生じるのを防ぎます。

このような対応により全員が同じ情報を共有し知識の差を最小限に抑えることが可能となります。

自主学習のサポート方法

研修欠席者への自主学習のサポートは重要な役割を果たします。まず欠席が予想される場合には、予め手元に学習資料を準備させることが有効です。内容によってはオンライン資料の提供や書籍の推奨なども考えられます。また研修内容に関連する独習問題を提供することで自宅でも学習を続けられる環境を整える必要があります。

一方で、自主学習は自己管理能力が求められるため、学習計画の提案や進捗管理のツールを活用したサポートも考慮に入れましょう。このような具体的なサポートを通じて、欠席者でも研修内容を把握しスキルを身に着けることが可能となります。

欠席者へのフォローアップ

欠席者へのフォローアップは、学習の進行と理解度に差が広がるのを防ぎ、研修の目的達成を見失わせないための重要な一環です。欠席者への社内通知やカリキュラムの再配布はもちろんのこと、可能な場合は、補講や個別学習の機会を設けることが推奨されます。

またAIを活用した学習サポートツールを使用すると、欠席者の自己学習を手助けするとともに学習進行状況を管理者側が把握するのにも役立ちます。さらに欠席者本人に対しては、研修参加の意義と自身のキャリア形成における重要性を伝えることで自主的な学習へ向けた意識改革を促しましょう。

同僚や上司の協力体制

同僚や上司の協力体制は、研修欠席者の補完策として重要となります。

同僚は欠席者のタスクをフォローし、上司は補講や自主学習の機会提供に積極的になることが求められます。

具体的には、同僚が欠席者の研修内容を共有したり実際の業務でのアドバイスを行ったりして、研修内容のキャッチアップをサポートします。上司には、補講や自主学習時間の確保、必要な教材や情報の提供など、様々なサポートが期待されます。

こうしたコミュニケーションの円滑化は、組織全体の生産性向上にも繋がるのです。

欠席者の評価について

欠席者の評価については、公正かつ適切に行うことが求められます。研修は技能や知識の習得を目的としていますから、欠席により習得の機会を失った者にはそれなりの評価が必要です。しかし欠席そのものを罰するような評価は避けるべきで、その代わりに欠席時の振る舞いや後の取り組みを評価に反映させましょう。

具体的には、欠席の連絡が適切であったか、欠席理由が妥当か、欠席後に自主学習で補ったかなどを考慮することが望ましいでしょう。評価は行動を改善するためのフィードバックツールでもあるため、評価結果を欠席者に伝え、必要なアクションを促していくことが大切です。

欠席を減らすための事前対策

最後に、欠席を減らすための事前対策について解説します。以下の点が挙げられます。

・研修日程の柔軟性

・研修内容の魅力向上

・個別相談の実施

・欠席が多い場合の対処法

・研修の価値を伝える方法

1つずつ見ていきましょう。

研修日程の柔軟性

研修日程の柔軟性は、参加者の欠席を防ぐ重要な要素となります。

研修が平日のみ、または固定の曜日・時間であると、参加者の仕事やプライベートの都合で参加できない場合があります。そのためなるべく多くの参加者に合わせた日程設定を行い、必要であれば個別調整も行うことが望ましいです。

パートタイムやシフト勤務の従業員にも配慮した日程設定ができると、より多くの人が研修を受けられ、知識・技能の均一化を図ることが可能になります。企業の一例として、大手製薬会社ではシフト制をとっており、その調整を積極的に行い全員が研修に参加できるよう配慮していると言われています。

研修内容の魅力向上

研修内容の魅力向上は、欠席を防止する上で極めて重要なポイントです。内容が魅力的であればあるほど、受講者は自発的に研修に参加したいと思うようになります。具体的な手法としては、産業界の最新トレンドを組み込んだり具体的なビジネスシーンでの応用例を共有したりします。また実際の業務に密接に関連する内容を提供することも重要です。

そのほか、社員自身が講師となって他の社員にスキルや知識を伝える方法があります。これにより研修内容が自社の業務に直結するため、参加者のモチベーションが向上し欠席率も低減できるでしょう。

個別相談の実施

個別相談の実施は、研修欠席を減らす有効な手段です。研修の意義や必要性を理解できていない受講者に対して、一人一人の悩みや疑問を解決し研修へのモチベーションを向上させます。また受講者のプライベートな事情や予定を聞くことでより柔軟な研修スケジューリングが可能となり、結果的に欠席率の低減に繋がります。

欠席が多い場合の対処法

欠席が多い場合の対処法については、まず欠席者が多い場合は研修の内容や進行方法に課題がある可能性があります。研修は参加者にとって有用かつ魅力的でなければならず、そのためには研修内容の見直しや進行方法の改善が重要となります。

また個々の欠席理由を詳細にヒアリングすることも欠かせません。これにより欠席傾向の背後にある問題を把握し、具体的な解決策を見つけることが出来ます。たとえば健康問題や家庭の事情が多ければ、研修日程の調整や、場合によっては研修場所の変更も考慮に入れます。

また欠席が頻繁になると研修の達成感が薄くなり、更なる欠席を招く可能性もあります。そのため、参加者一人一人が研修を達成できるようなサポート体制を整えることも大切です。

研修の価値を伝える方法

研修の価値を理解し共有するには、具体的な戦略を持って臨むことが必要です。

一つ目の方法は、研修の達成目標とその価値を明確に説明することです。これにより参加者は学びが自身の業務改善にどう貢献するか理解できます。

二つ目は、研修内容が現場での業務に直接応用可能であることを示すことです。これにより研修が現場での即時的なパフォーマンス改善に結びつくことを確認できます。

三つ目は、定期的なフィードバックと評価を通じて、研修の進行状況と結果を示すことです。これにより参加者は自身の成長と研修の有用性を認識できます。

東京ITスクールの研修サービスを活用しよう

研修を欠席したいと言われた場合、欠席理由によって適切な対応をすることが求められます。また欠席者がいなくなるようなフォロー体制や、そもそもの研修内容を魅力的にすることが大切です。

受講者のモチベーションを維持し、効果の高い教育を実施したいとお考えなら、東京ITスクールの研修をご利用ください。13,000人以上の社員育成実績に基づく確かなプログラムと、充実のフォローアップ体制で多くの経営者の方からお喜びの声をいただいています。対面・オンラインの両方で受講が可能で、貴社のオフィスへ講師を派遣することも可能です。

内製での教育に課題がある、業務ニーズに対する効果的なカリキュラム構築に難しさを感じているといった場合も、お気軽にご相談ください。

東京ITスクールの研修を見てみる

関連記事

2024年新入社員研修、何する？内製/外部研修のメリデメや研修効果を高めるポイントを解説！

【外部研修】上手に活用して効率的に社員育成！成功のコツを解説