研修の開催前に知っておきたい！効果を最大化する準備法

公開日：2024年05⽉24⽇最終更新日：2024年05⽉24⽇

#研修運営#社員育成

研修を開催する場合、事前の準備が非常に重要になります。しかしルーティーンワークのようになっていると、いざ意識的に準備をしようと思ってもどんな点に注意すべきか意外にわからないものではないでしょうか。

この記事では、研修を開催する前に知っておくべき効果を最大化する準備方法についてまとめます。以下の点を深堀していきます。

・効果を最大化する研修開催前の準備（目的の明確化・事前アンケート・事前情報提供・研修内容の前準備）

・効果的な研修プログラムの設計（目標設定・カリキュラム・内容調整・ケーススタディ活用・講師剪定）

・研修環境の整備

・最終確認と研修の幕開け

研修担当者の方はぜひご一読ください。

効果を最大化する研修開催前の準備

初めに、効果を最大化する研修開催前の準備について解説します。以下の点があります。

・研修目的の明確化

・参加者の事前アンケート実施

・参加者への事前情報提供

・研修内容の前準備

順に見ていきましょう。

研修目的の明確化

研修目的の明確化は、効果的な研修を開催するための最初のステップです。目的を明確にすることで、何を達成するための研修なのか、何を学びどのような能力を身につけるべきなのかがはっきりとします。具体的な目的を設定することで研修内容や形式が自然と見えてくるため、カリキュラム作成もスムーズに進みます。

たとえば新入社員向けの研修であれば、「企業理念の理解と基本的なビジネススキルの習得」が目的になるかもしれません。一方、マネージャー層向けの研修であれば、「リーダーシップの強化」や「部下育成能力の向上」が目的になります。そのため、研修内容を設計する前に、まず何を目指すのかを明確に設定することが重要です。

参加者の事前アンケート実施

事前アンケートは研修の効果を最大化するための重要な要素です。研修参加者に対する事前アンケートを実施することで参加者の現状の理解度、期待する成果、関心のあるトピック等を把握することができます。この情報が研修プログラムを設計する際の貴重なインプットになり、参加者一人一人に合った内容を提供することが可能となります。

参加者への事前情報提供

参加者への事前情報提供は、研修の効果を最大化する上で不可欠です。ここでは、具体的な研修スケジュールや本研修により何を身につけることができるのか、またその知識がどのように役立つのか等、具体的な情報を事前に提供することが重要です。これにより参加者は研修に何を期待すれば良いのか明確になり、研修へのモチベーションを高めることができます。

たとえば大手IT企業では新人研修の前にこれらの詳細をメールで送付し質疑応答の時間を設けるなどの取り組みを行っており、この結果、研修終了後のアンケートでは参加者の満足度が大幅に向上したと言われています。

研修内容の前準備

研修内容の前準備は、成功のための重要な要素です。これには、研修の実施計画を作成し必要な情報を収集しカリキュラムをまとめ、教材を用意する作業が含まれます。早めの準備は、参加者への期待値を満たすだけでなく研修の効果を最大化するための鍵となります。

効果的な研修プログラムの設計

次に、効果的な研修プログラムの設計についてまとめます。以下の点があります。

・研修の目標設定

・カリキュラムの組み立て

・参加者のレベルに応じた内容調整

・ケーススタディの活用

・実績のある講師の選定

順に見ていきましょう。

研修の目標設定

研修の目標設定は、研修の成功に不可欠なステップです。

まずは、中長期的な視点で企業としての目標を設定します。これは組織として何を達成したいのか、どのような人材を育てたいのかを明確にすることが必要です。次にその目標を達成するための具体的な研修プログラムの目標を設定します。たとえば新入社員の研修であれば、「基本的なビジネスマナーを身につける」「自社の製品やサービスについて理解を深める」などが目標になり得ます。

目標設定は、研修が抽象的にならないように、また参加者が何を学び、何を達成すべきなのかを理解できるようにするために重要です。この目標設定が明確であればあるほど、研修の効果は高まると言われています。

カリキュラムの組み立て

カリキュラムの組み立ては、研修の核心であり、ここでの工夫が研修の効果を左右します。

まず目標となるスキルや知識を明確にし、それを習得させる為のステップを設定してください。次にそれぞれのステップで何を学ぶべきなのか、どのような手法や教材を用いるかを決定します。具体的な項目に落とし込むことで研修参加者が何を求められているのか理解しやすく、研修後のアウトプットも明確になります。最後にカリキュラムには柔軟性も必要です。参加者の理解度や進捗に応じて調整できる余地を持たせてください。

これにより個々の学習者のニーズや進行速度に合わせてカリキュラムを調整することが可能となり、効果的な学習が行える環境を作り上げています。

参加者のレベルに応じた内容調整

参加者のレベルに応じた内容調整は、研修効果を最大限引き出すための重要な要素です。全ての参加者が同じレベルの知識やスキルを持つわけではなく初心者から経験者まで様々なレベルの参加者がいることを前提に、研修内容を設計することが求められます。

研修の質を高めるためには、各参加者の理解度チェックやフィードバックをもとに、逐次的な内容調整が必要です。これにより参加者全員が研修内容を理解し必要なスキルを習得できるようサポートできます。

ケーススタディの活用

ケーススタディの活用は、研修プログラムの質を向上させる重要な要素です。実際のビジネスシーンを模倣した事例を基に、参加者は課題解決の考え方や新たな視点を学べます。また過去の失敗例を共有することで同じ過ちを繰り返すリスクを軽減できます。

たとえば一部の大手企業では、新入社員研修で自社の過去のビジネスケースを取り上げ、グループディスカッション形式で解析を行うことで、具体的な業務知識と共に組織文化を理解させることに成功しています。

信頼性のあるケーススタディの選定とそれに基づいた研修プログラムの設計は、研修の効果を飛躍的に向上させる一助となります。

実績のある講師の選定

研修の効果を最大限に引き出すためには、実績のある講師の選定が重要な要素となります。研修の目的と内容にマッチした専門知識を持ち、教える技術に長けた講師を選ぶことで参加者の理解度や習得度が高まります。

また講師本人の実践経験や過去の実績を考慮することは、現場で即戦力として活躍できる人材を育成する際には欠かせません。企業によっては講師の選定プロセスに外部の評価機関を利用することもあります。

研修環境の整備

次に、研修環境の整備について解説します。以下の点があります。

・会場選定と設備の確認

・教材の準備と配布

・テクノロジーサポートの手配

・緊急時の対応計画

1つずつ見ていきましょう。

会場選定と設備の確認

研修の効果は会場選定と設備の準備に大きく左右されます。適切な場所により研修がスムーズに進行し参加者が集中して学ぶ助けとなります。

ホワイトボードやプロジェクター、無線LANの接続環境など、研修で必要な機器が全て揃っていることを確認し、問題があれば直ちに対応する体制を整えます。これにより受講者は研修に集中し学びの時間を最大限に活用できる環境が実現されます。

教材の準備と配布

教材の準備と配布は、研修の成功において重要な要素です。内容が参加者のレベルに適したものであること、そして明瞭でわかりやすい形で提示されることが肝要です。教材は分かりやすさを追求したもので、図解や箇条書き等を活用し理解しやすい形にまとめると良いでしょう。

またデジタル教材の利用も視野に入れてみてください。配布については、研修開始前に全ての参加者に確実に手元に届くように計画を立てることが必要です。具体的な方法としては、会場で直接配布する、メールや専用のオンラインプラットフォームで事前に送付するなどが考えられます。

テクノロジーサポートの手配

テクノロジーサポートの手配は、研修の円滑な進行と効果的な学習結果を得るために重要な役割を果たします。まずオンラインツールの利用を計画している場合、参加者がそれらにアクセスできる環境が整っているか確認が必要です。ZoomやSlackなどの利用状況や、必要なログイン情報の提供は公平な学習環境を保つために重要です。

またテクノロジーサポートチームやIT部門と連携して、技術的トラブルが発生した場合の対応計画を立てておくことも大切です。これにより問題が発生した時でも迅速に対応でき、研修の中断を避けることができます。

緊急時の対応計画

研修環境の整備における一つの重要な視点として、緊急時の対応計画が存在します。どれだけ計画を立てても、突発的なトラブルは予測不可能です。そのため、万が一の際にスムーズに対応できるよう事前に緊急時の対応計画を立てておくことが強く推奨されます。

具体的には、機器の故障や通信環境の問題、突然の講師や参加者の体調不良など、各種のトラブルに対しての対応策と連絡体制を明確にしておくことが求められます。その計画の中には、代替の機器の確保やバックアップ講師の手配、緊急連絡先のリストアップなど具体的なアクションも含めるべきです。企業の中には、緊急時対応チームを設置し専門のトレーニングを受けることでいざという時に迅速に対応できる体制を作っているケースもあります。

最終確認と研修の実施

最後に、最終確認と研修の実施についてまとめます。以下の側面から解説します。

・最終的なリハーサル

・当日のタイムスケジュールの再確認

・参加者の動態管理

順に見ていきましょう。

最終的なリハーサル

最終的なリハーサルは研修の幕開けに至る重要なステップです。全体の流れを再確認し不手際が無いかをチェックするために実施します。

たとえば講師は自身のプレゼンテーションの流れを確認し教材が適切に働くかテストします。一方、運営スタッフは技術的な問題や設備の確認を行います。質の高いリハーサルを行うことで研修の成功に繋がります。

当日のタイムスケジュールの再確認

研修の当日は、計画的に進めるためにタイムスケジュールの再確認が重要です。

研修内容、休憩時間、食事時間など、各セクションの所要時間を再度チェックし実際の進行と照らし合わせてください。予期せぬ状況が生じた場合でも、スケジュール調整の余地を設けておくと、スムーズに対応できます。

また研修の遅延や早終わりを防ぐためにも、講師やスタッフ全員が同じスケジュールを理解し共有しておくことが必要です。

参加者の動態管理

参加者の動態管理は研修の成果を最大限に引き出すために重要です。参加者が研修に集中できる環境を提供するため、参加者の状況をきちんと把握し適切なサポートを提供する必要があります。たとえば参加者が研修内容についていくのに苦労している場合、講師やスタッフが適切なアドバイスを提供することで学習のハードルを下げることができます。

また参加者が研修に対するモチベーションを維持できるよう、休憩時間や食事の提供、心地よい研修環境の維持といった配慮も重要です。このような動的な管理により研修の成果を最大化することが可能となります。