研修議事録の書き方ガイド！失敗しないポイント全解説

公開日：2024年05⽉24⽇最終更新日：2024年05⽉24⽇

#業務効率化#研修運営

研修の記録のためなど、議事録を作らなくてはならないことがあります。しかしどのような内容が基本なのか、さらに一歩進めて効果的に活用するためにはどうしたらいいのかわからないことも多いのではないでしょうか。

この記事では、研修の議事録について解説します。以下の点について深堀していきます。

・そもそも研修議事録とは

・議事録の基本的な構成要素

・具体的な記載方法

・効果的な議事録の活用方法

研修の企画担当者の方、また議事録を作成するよう言われた受講者の方は参考にしてみてください。

そもそも研修議事録とは

まずそもそも研修議事録とはどのようなものか解説します。以下の2つの点についてまとめます。

・議事録とは何か

・議事録の目的と重要性

順に見ていきましょう。

議事録とは何か

議事録とは、会議や研修などで行われた議論の内容や結果を正確に記録したものです。具体的には、誰が何を話したか、どのような意見が出たか、どのような結論になったかといった情報が記されます。

この議事録は、出席者が後から議論の内容を確認したり、欠席者が議論の内容を把握したりするための重要な資料です。さらに会議や研修の内容を社内外に伝える手段としても活用できます。そのため、議事録作成は正確さと視覚性を両立させる重要なスキルと言えます。

議事録の目的と重要性

議事録の目的は、会議や研修の流れや議論内容を正確に記録し後から参照可能にすることで全参加者が共通の理解を持つことを確保することです。また重要な決定事項やアクションプランの明記により、責任の所在を明確にし実行に移すためのフレームワークを提供します。さらに議事録は効率的な意思決定を支え、会議の成果を最大化する重要なツールとなります。

そのため議事録の作成は、組織のコミュニケーションの品質を保ち、業務の進行を円滑にするために欠かせません。特に人材育成においては、研修の成果を可視化し継続的な改善を促すためにも議事録は大いに活用されます。

研修で作成する議事録

次に、研修で作成する議事録について解説します。以下の2つの議事録についてまとめます。

・グループディスカッションの議事録

・ケーススタディ研修の議事録

順に見ていきましょう。

グループディスカッションの議事録

グループディスカッションの議事録は、参加者の発言や意見、発生した問題点、解決策を記録する重要なツールです。これにより参加者全員が同じ認識を持つことができ、また後日ディスカッションの内容を再確認することも可能になります。特に、多くの人数で行われるグループディスカッションでは全ての内容を覚えておくことは難しいため、議事録の存在が不可欠となります。

また議事録は後で見直すことで新たな視点を見つけるための重要なツールにもなります。ある大手商社では、社内研修の一環としてグループディスカッションを行い、その結果を議事録にまとめることで社員の意識の統一と理解の深化を図っています。

ケーススタディ研修の議事録

ケーススタディ研修では、具体的な事例を元に参加者が活発にディスカッションを行います。その過程を議事録にまとめることで参加者の思考の過程や議論の流れを具体的に把握できます。またケーススタディ特有の複雑な課題も、議事録として整理することで新たな視点や改善点が見つかることもあります。

具体例としては、ある企業が行ったケーススタディ研修で、製品開発の過程をケーススタディとして扱った場合、その議事録からは参加者の意見や視点、製品開発の難しさや課題などが読み取れます。これらの情報は、後の製品改善や研修内容の見直しに活かすことができます。

議事録の基本的な構成要素

次に、議事録の基本的な構成要素について解説します。以下の要素があります。

・タイトルの記載方法

・日時と場所の正確な記載

・出席者のリストアップ

・議題の整理と記載

１つずつ見ていきましょう。

タイトルの記載方法

議事録のタイトルには、議会や会議の主題を明確に示す内容を記載することが求められます。タイトルは、議事録の全体の流れを予測させ、探しやすさを保証します。たとえば「〇〇プロジェクト進行状況確認会」や「新人教育研修」等、会議の目的や内容が一目で分かるような表現が必要です。

また同じテーマの会議が繰り返される場合でも、その都度具体的な内容や目的を記載して区別するのが良いですね。これにより後日議事録を見直した際にも、どの議事録がどの会議を指すのかすぐに理解できます。

日時と場所の正確な記載

議事録の日時と場所の記載は、その議事録がいつ、どこで作成されたのかを明確にするための基本的な要素です。

正確な日時の記載は、後から参照した際にその議事録がいつのものか一目で理解できるため、議事録の整理や検索をスムーズに行うことができます。

また場所の記載も重要です。場所によって議論の内容や結論に影響を与えることがありますので、後々の評価・分析の際に役立ちます。たとえばリモートでの会議か対面での会議かを明記することでその議事録がどの環境下で作成されたのかが明示できます。

日時と場所は必ず正確に記載し議事録の信頼性を保つべきです。

出席者のリストアップ

出席者のリストアップは、議事録にとって重要な要素です。この一覧は、議事に参加したメンバー全員の名前を正確に記載します。大規模な研修の場合、全員の名前を挙げるのが困難な場合もあるため、その際は参加部署やチーム名を記載すると良いでしょう。

また特別な役割を持っていた人々、例えばモデレーターやプレゼンターは特に明記しましょう。出席者リストは議論の進行を理解するうえで大切であり、後日の参照やアクションプランの作成にも役立つ情報です。

議題の整理と記載

議題の整理と記載は議事録作成の大切なポイントです。研修中に取り上げられるテーマや問題を明瞭に記載することで、後から議事録を見返した際にもその内容を一目で理解できます。議題は適切にカテゴリー分けされ、その順番は討論の流れに沿ったものにすべきです。

また具体的な内容だけでなくその議題が研修のどの部分に関連しているのか、何を目的として取り上げられたのかも記載すると良いでしょう。これらの細部への配慮が、議事録全体の質を高め、それを見返すすべての人々にとっての価値を向上させます。

具体的な記載方法

次に、具体的な記載方法についてまとめます。以下の点について解説します。

・議題ごとの記述方法

・意見や結論のまとめ方

・補足情報の扱い方

順に見ていきましょう。

議題ごとの記述方法

議題ごとの記述の手順は、まず記述を始める前に議題ごとにセクションを作成しセクションヘッダーとして議題を明記します。これにより後から参照する際に内容を探しやすくします。議題について議論があった場合は、その要約と重要な意見を箇条書きで列挙します。

また議論で得られた結論も明記し、それがどのようなアクションにつながるのかを簡潔に記載します。ここでは具体的な行動を定義し責任者や期限を設けることが有益です。

意見や結論のまとめ方

議事録の中でも特に重要な部分が「意見や結論のまとめ方」です。これは各議題に対する参加者の意見、それに基づく結論を明瞭かつ分かりやすく記載することを求められます。

まず意見は発言者の名前と共に具体的に記載します。意見が分裂した場合は、それぞれの立場と理由を述べ、読者が全体像を理解できるよう配慮します。また結論は要点を整理し、課題解決につながる具体的な行動指示や次回の議題等につなげます。行動指示の場合、責任者と期限を明記することで実行可能性を高めます。

効率的な議事録作成は、組織の意思決定プロセスをスムーズに進める重要なスキルです。

補足情報の扱い方

研修議事録での補足情報とは、具体的な提案やアクションプラン、脱線した話題や未決案件、更には参考資料などを指します。これらは議論の流れを的確に捉えるために重要な要素です。

ただし補足情報は本文中に適切な位置に配置することが大切で、必要以上に情報を詰め込むと混乱を招く可能性があります。記述する際には、関連性や重要性を考慮し明瞭さと簡潔さを保つことが求められます。たとえば具体的な提案については、その概要と提案者、提案の背景や意図を記載し研修参加者が後で参照できるようにします。

効果的な議事録の活用方法

最後に、効果的な議事録の活用方法について解説します。以下の方法があります。

・過去の議事録の参照方法

・議事録からのアクションプラン作成

・インフォメーションの共有とフィードバック

・議事録のデジタル管理

1つずつ見ていきましょう。

過去の議事録の参照方法

過去の議事録を参照することは、新たな議論や研修のアイデア生成のための非常に有益な手段です。同様の議題が再度上がった場合や、以前の結論が現在の状況にどのように適合するのか確認する際に役立ちます。また直接関わっていないメンバーが過去の議論を追跡するためにも有用です。

具体的な参照方法としては、デジタル化された議事録をキーワードで検索する、一覧表やインデックスを作成しておく、議事録の重要な部分にはマークやタグをつける等の手法があります。また専用の議事録管理ソフトを導入すると、より容易に過去の議事録を検索し比較することができます。

議事録からのアクションプラン作成

議事録からアクションプランを作成する際には、まず結論を明確に把握しそれに基づいた次の行動を明記します。議論した結果や取り決めた事項が具体的なアクションとつながっていなければ、議事録はただの記録に過ぎません。つまり、議事録を活用するためには、まずどのアクションが必要で、それに責任を持つ人は誰か、期限はいつかを明記することが重要です。

たとえばアクションプランの一部として、「次回のミーティングまでに新プロジェクトの提案を作成する」という項目があったとします。この場合、具体的には誰がこの提案を作成するのか、そしてそれはいつまでに必要なのかを明記しましょう。また可能であれば提案に必要な情報やリソース、サポートがあるのかも確認しておくと良いでしょう。これにより議事録は単なる会議の記録から行動を促すツールに変わります。

さらに議事録からのアクションプラン作成は、会議の生産性を高めるためにも重要です。具体的なアクションプランがあることで関係者は目標に向かって具体的に動くことができ、会議で議論した事項が具体的な結果をもたらす可能性が高まります。

インフォメーションの共有とフィードバック

議事録の中の重要な情報や決定事項は、会議参加者だけでなく関連部署やスタッフにも共有することが重要です。これにより組織全体での情報共有や理解の一致を促進し、全員が同じ方向を向いて行動できるようになります。

具体的な方法としては、電子メールや組織内のコミュニケーションツール、社内SNSなどを活用します。また議事録を共有する際、新たな視点や意見が出てくることもあるため、それらをフィードバックとして取り入れ、次回の議事録作成や会議運営に活かすことが望ましいです。会議の効果を最大化するため、この点を忘れずに行いましょう。