【現役営業事務】ChatGPT活用！事務作業でも相談相手としても役立つ便利ツールの上手な使い方

Chat GPTをはじめよう

Chat GPTは無料で利用できるので、OpenAIのウェブサイトでアカウントを作成し、まずは触ってみることをおすすめします。登録の大まかな手順は以下の通りです。

Chat GPTの登録の仕方

1. OpenAIのウェブサイトにアクセス

OpenAIの公式ウェブサイトにアクセスします。ウェブブラウザを開いて、検索エンジンに「OpenAI」などと入力して検索し、公式サイトにアクセスしましょう。

2. アカウントの作成

OpenAIのウェブサイトにアクセスしたら、新しいアカウントを作成します。通常、メールアドレス、ユーザー名、パスワードを入力してアカウントを作成するページに案内されます。

Googleアカウントを持っていれば、そちらで登録することもできます。利用にあたっては、電話番号の入力が必要になります。

3. プランの選択

アカウントを作成したら、利用したいプランを選択します。OpenAIは様々なプランを提供しており、無料のプランから有料のプランまで選ぶことができます。初めてであれば無料のもので充分でしょう。

4. ChatGPTの使用

プランを選択し、登録完了したら、OpenAIのウェブサイトにログインし、ChatGPTを直接ウェブブラウザから利用することができます。

以上がChatGPTを利用するための基本的な手順です。プランや用途によって手順が異なることがあるかもしれませんが、基本的な流れは上記の通りです。

業務で使用する場合、会社によっては利用の制限がある場合があるのでよく確認してから使ってくださいね。

基本的な操作

Chat GPTにログインしたら、テキストボックスの中に質問を入力して、Enterを押します。

するとAIが回答を返してくれます。必要であれば何度かやり取りしながら必要な回答を導きます。

細かい部分は省きますが、基本的にこれだけです。

「今日はいい天気だね」といった会話にも自然な応答をくれます。友達のように会話をすることもできます。これだけでもちょっと楽しいですね。

基本的な使い方はわかったものの、実際、業務の中で活用するためにはどのようにすればいいのでしょうか？

次のセクションで、簡単な活用例をご紹介します。

ChatGPTは事務作業でも活躍

Chat GPTと事務？最新技術のATと事務のルーティン、あまり関連がなさそうな感じがしますが、事務作業においても大変便利に活用できるのです。以下に注目すべき例を紹介します。

メールの返信文や定型文を考えてもらう

顧客とのメールのやり取りなどで個別の対応が必要な際に、

「伝えたいことはあるんだけど、お客様にどう伝えればいいのかわからない・・・！」

といったことがよくありますよね。

そんな時は要約した内容をchatGPTに伝えて、お詫びやお断りなどの難しい場面で失礼のない文章を考えてもらったり、決まった内容に対する返信の定型文を考えてもらうことができます。

例えば、

「返金希望のお客様に、返金可能な期限を過ぎてしまっているからお断りをしたい。丁寧なメール文を考えてほしい」

などと打ち込むと、以下のように非常に的確な文案を出してくれます。

エラーがあったり、毎回同じ回答をしてくれるわけではありませんが、うまい言い方が浮かばない・・・というような時に参考にでき、とても便利です。

口語での質問にしっかり答えてくれるのも、本当に会話しているようで楽しいです。

内容が適切でない場合は、「〇〇の部分をもう少し細かく書いてほしい」「当社責任者が書いている感じにしてほしい」などチャットでやりとりすると、それに合わせて書き直してくれます。

1人頭を悩ませるより、かなり時間短縮になります。

業務改善や自動化のアイデアをもらう

現状の業務の効率化、自動化をはかりたい時、どんな方法があるのか、一つ一つネット検索や書籍を紐解くのは時間がかかりますが、こんな場合にもChat GPTは心強い味方です。

「顧客の請求関連のデータと、営業担当の進捗を一元管理するためのアイデアを出して」

などと質問すると、複数の解決にむけた案をいくつも教えてくれます。

気になったものについて更に質問してみると、

より具体的な内容（利用できるサービスや技術の採用など）を答えてくれます。

やり取りした内容をもとに、業務改善の参考にするとよいでしょう。

もちろん業種や業務によって内容は様々ですし、最新情報ではないので、そのまま使えるものばかりではありません。

採り入れられそうな部分をヒントにして、少しずつ自分たちの業務に活かしていけるととても便利に使えます。

上司や他部署に依頼や提案をする際、要件をまとめる助けになる

業務改善のために、サービスの導入を上司に検討してほしいときや、他部署に対しての技術的な依頼をわかりやすく伝えたいときがありますよね。慣れていないとついとりとめのないダラダラとした説明になってしまいがちです。

そんな時はChatGPTに、

「〇〇に対してこのような修正依頼をしたいが、どのように伝えたらいいかな？」

「事務業務において◎◎というサービスの導入を上司に検討してほしいが、よい提案の仕方はある？」

などと質問すると、順序や項目を整理したわかりやすい提案文や依頼の仕方を考えてくれます。

例えば、キントーン（事務作業自動化サービス）の導入を決裁者に検討してほしい場合は、

こんな感じで提案書ライクな文章を考えてくれます。それぞれの項目について尋ねると、より詳しい解説もしてくれます。

ここに肉付けする形で、実際の業務に具体的に役立つことを自身で深掘っていくと、相手にとってイメージしやすい提案ができます。

一度でピッタリの内容が返ってこなくても、何度かやり取りすることで様々なアイデアや回答を出してくれるので、自分の中でも頭が整理できるところがとても便利です。

データの成形

ChatGPTを使用して、テキストベースのデータを適切な形に成形することもできます。

例えば、リスト作成などで「時刻＋講座名＋会場」など複数の情報が羅列されたテキストの一覧があった場合に、

「時刻を除いて表示して」

「会場名だけを抜き出して」

などの命令をすると、必要な部分だけを抽出してくれるので、そのままコピー＆ペーストすればよい形になり、作業が効率化できます。

意図しない回答が返ってくる場合はchatを切り替えてみる

私の感覚的な部分も含みますが、１つのchatで長くやりとりをしているとだんだん回答の精度が落ちてくるときがあります。

そんなときは、「＋New chat」から新しい会話として再スタートすると良くなってきますのでぜひお試しください。

問題点を明確にしたり、改善点を導き出すための先生であり相談役

ChatGPTには、これまでのネット上の叡智が結集されています。

日々業務のなかで生まれるちょっとした疑問、不明点。その都度先輩や同僚に質問・相談するとなると相手の時間を奪ってしまうことにもなりますが、

ChatGPTは空気やタイミングを一切読むことなく、いつでも相談したり質問できる心強い味方です。

漠然とした内容でも、気軽に声をかけてみて、返ってきた答えを元にさらに考え、質問するという、いわゆる「壁打ち」をすることで、考えが明確になり、他者と連携する際にも伝えやすくなります。

結果、採り入れてもらいやすい提案ができたり、業務改善にスピーディーにつながる方法を生み出すための助けになります。

また、適切な回答を得るための「質問力」「指示能力」をも養える素晴らしいツールです。

是非活用してみましょう！

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