研修業務に活かす！現場につなげる研修内容と仕組みの作り方

公開日：2024年06⽉14⽇最終更新日：2024年06⽉14⽇

#研修運営#社員育成

研修を提供する側からすると、せっかく研修で学ばせたことは実務に活かすことを期待するのが当然です。しかしそのためには、業務に活かすことができる内容を知る必要もあります。

この記事では、研修を業務に活かすための方法について解説します。以下の点を深堀していきます。

・効果的な研修内容の選定

・現場と連携した研修の設計

・研修プログラムの実施方法

・効果測定とフィードバック

研修の企画担当者の方はご一読ください。

効果的な研修内容の選定

初めに、効果的な研修内容の選定について解説します。以下の手法があります。

・必要なスキルと知識の洗い出し

・研修対象者のニーズ分析

・ケーススタディの活用

・時代に即したトピックス選定

1つずつ見ていきましょう。

必要なスキルと知識の洗い出し

研修内容の選定に当たっては、まず必要なスキルと知識を明確に洗い出すことが重要です。

ここでは、研修対象者が習得すべきとされるスキル・知識を一覧化し、それらが具体的にどんな働きをするのかを理解します。たとえば営業職であれば交渉術や対人スキル、商品知識は必須となります。エンジニアであれば、プログラミング言語はもちろんのこと、新しい技術トレンドへの対応力や問題解決能力も必要不可欠です。

このスキルや知識の洗い出しは、具体的な研修内容を設定するうえでの出発点となります。それゆえ、業界の専門家や経験者、または各職種の役職者からの意見を活用することで、より現場に即したスキルと知識の洗い出しを行うことができます。

研修対象者のニーズ分析

研修対象者のニーズ分析は、効果的な研修を設計するうえで欠かせません。各研修対象者がどのような知識やスキルを持っており、また何を欲しているのかを明確に理解することで研修内容が現場で本当に役立つものとなります。

具体的な分析方法としては、まず対象者の現状のスキルレベルや業務内容、目指している成果などを一覧化します。その次に行うのは、対象者自身に直接話を聞くことで彼らの抱える問題や課題、学びたい内容を把握することです。そして、これらの情報を元に、研修で得られるスキルが現場でどのように活かされるのか、またはどのようにプロセスや成果に寄与するのかを具体的にイメージします。

ケーススタディの活用

ケーススタディの活用は、研修プログラムに深みを加えるための重要な手法です。実社会で起きた問題を具体的に例示しその状況を再現することで受講者は現場の状況をよりリアルに理解することが可能になります。また実際の企業例とその解決手順を挙げることで抽象的な概念も具体的に理解しやすくなるのです。

時代に即したトピックス選定

時代に即したトピックス選定は、研修の効果を最大限に引き出す重要なポイントです。業界や社会情勢、技術の進歩に応じたテーマは、参加者が現場で直面する問題を解決するための知識やスキルを得られるからです。たとえばIT業界ならば、AIやデータサイエンス、セキュリティなどの最新技術を取り入れた研修が求められます。

また全社的な視点から見た時、リモートワークやダイバーシティ・イノベーション促進などのテーマも盛り込むと良いでしょう。トピックの選定に際しては、社内外のエキスパートから意見を集めることも有効です。

現場と連携した研修の設計

次に、現場と連携した研修の設計についてです。以下の側面から解説します。

・現場の問題点の把握

・現場の声を取り入れる方法

・両者が納得できる研修内容

・実践と理論のバランス

順に見ていきましょう。

現場の問題点の把握

現場の問題点を把握することは、研修内容の選定において重要なステップです。問題点を理解することで研修が具体的な課題解決に繋がるような内容にすることができます。まずは、現場のスタッフとコミュニケーションを取ることが必要です。彼らの日々の業務を理解し困難点やスキルギャップが何であるかを特定することで研修が必要なエリアを特定します。

具体的には、定期的な面談やアンケート調査を実施しスタッフの声を直接聞くようにします。これにより理論的なことだけでなく現場で実際に起こっている問題に対しても、研修を通じて解決策を提供することが可能です。またこれは社内コミュニケーションを改善しスタッフの満足度向上にも寄与します。

現場の声を取り入れる方法

現場の声を取り入れる方法としては、アンケート調査、インタビュー、実際に現場を視察することなどが考えられます。

まずアンケート調査は個々の意見を直接聞くことができ、また多くの人からの意見を一度に集めることが可能です。インタビューは、アンケートでは得られない具体的な情報や深い意見を得られます。現場視察は、実際の現場の雰囲気や課題を直に感じることができ、研修内容に反映させることが可能です。

これらを組み合わせて使用することで現場の声を詳細に把握し研修内容に活かすことができます。

両者が納得できる研修内容

双方が納得できる研修内容を作り上げるには、研修設計者と研修受講者の双方の視点を理解・考慮することが前提となります。まず研修設計者は受講者が必要とするスキルや知識を持っていることが必要です。その上で、受講者の業務内容や現場の課題を具体的に理解しそれに対応した研修内容を設計します。

また受講者自身も研修に対する具体的な期待や目的を明確に持つことが求められます。たとえば一部のスキルに焦点を当てて深く学びたいのか、幅広い知識を得たいのか等、受講者自身の学びたい内容を伝えることが重要です。

このように双方が意見を出し合い、議論を重ねることで共通理解を築き、双方が納得できる研修内容が作り上げられます。この過程は時間と労力を必要としますが、研修の効果を最大限に引き出すためには必要不可欠なステップです。

実践と理論のバランス

研修の設計時において、実践と理論のバランスが重要な要素となります。理論だけを教えても現場で利用できなければ百害あって一利なしですし逆に実践だけを重視しても、その背後にある理論を理解しないままでは、同じような場面に遭遇した際には、どう対処すべきか判断ができません。

研修プログラムの実施方法

次に、研修プログラムの実施方法についてまとめます。以下の側面から解説します。

・効果的な研修のスケジュール

・オンラインとオフライン研修の利点

・ワークショップとグループディスカッション

・インタラクティブな学習環境作り

・実践的なロールプレイの導入

順に見ていきましょう。

効果的な研修のスケジュール

効果的な研修のスケジュールを組むことは、学習効果を最大化するための重要な要素です。まず研修の内容や目標に応じて適切な期間を設定することが必要です。

たとえば新入社員向けの業務基礎研修なら、一週間から二週間が必要となる場合が多いです。また特定のスキルを獲得するための短期集中型研修では、数日から一週間でダイジェスト的に学べるプログラムを組むと良いでしょう。

研修の時間割も重要で、連続して授業を行うよりも適度に休憩を挟むことで受講者の集中力を維持できます。更に、一日の研修の始めには重要な内容を配置し受講者の注意力が引き立つようにすると効果的です。

オンラインとオフライン研修の利点

オンライン研修とオフライン研修、それぞれには独自のメリットがあります。オンライン研修の最大の利点は、地理的な制約を受けずに、いつでもどこでも参加できることです。これにより時間と場所の制約を感じることなく学習が可能となります。また自分のペースで学習でき、復習も容易です。

一方、オフライン研修においては、直接面会できることが最大の強みです。これによりコミュニケーションの質が高まり、深い理解を促すことが可能です。またトレーナーから直接的なフィードバックを得られることで具体的な改善点を明確に把握できます。これらの利点を理解し研修内容と目的によって適切な形式を選択することが重要です。

ワークショップとグループディスカッション

ワークショップとグループディスカッションは、参加者が主体となり、自発的に考え行動できる能力を育てる有効な手法です。ワークショップでは、具体的な課題をチームで解決することで協働力や問題解決力を高めることができます。

一方、グループディスカッションは、多角的な視点で考え、自分の考えを他者に伝えるコミュニケーション能力を鍛えます。自分一人では気づかない視点や、新たな発見もあるため、深い学びを得ることが可能です。このように、双方は研修プログラムで重要な役割を果たし参加者の能力向上に寄与します。

インタラクティブな学習環境作り

インタラクティブな学習環境の作り方は、研修の実施方法において重要な要素です。インタラクティブな学習とは、参加者が積極的に関与し互いに意見を交換し問題解決に取り組むことにより深い理解と知識の定着を促す学習法です。

まず参加者が意見を自由に発信できる安全な環境を醸成しましょう。たとえばグループワークやブレインストーミングセッションを通じて、参加者同士でアイデアを出し合うことが有効です。次にカードゲームやクイズなどの教育用ゲームを活用すると、楽しみながら学習することができます。これらは理論だけでなく実際の場面に近い状況を再現できるため、臨場感をもって学習することが可能です。またテクノロジーの活用も進んでおり、VRやARを使った学習体験も増えてきています。

これらの手法を活用することで研修は単なる講義から対話型の学習へとシフトし参加者の理解度と満足度が向上します。

実践的なロールプレイの導入

ロールプレイは非常に効果的な研修ツールで、理論だけでなく実践力を鍛えることができます。具体的なシチュエーションを設定し対象者がそれぞれ役割を演じることで、現場で起こり得る問題や困難に対してどのように対処すべきかを具体的に体験することができます。

異なる背景を持つ参加者同士が協力して問題解決を図ることでコミュニケーションスキルやチームワーク、リーダーシップなど多方面のスキルを一気に伸ばすことができます。またロールプレイ自体が楽しむことができるので、学習意欲を保つためにも有効です。

効果測定とフィードバック

最後に、効果測定とフィードバックについてまとめます。以下の側面から解説します。

・学びの成果の評価基準

・継続的なフィードバックループ

・KPIの設定と追跡

・次回研修への改善点抽出

順に見ていきましょう。

学びの成果の評価基準

学びの成果の評価基準を設定する上で重要なのは、研修の目的が明確であることと、その目標に対して達成度を測る具体的な基準が存在することです。

一例として、新入社員研修であれば、社内システムの使い方を理解し基本的な業務が自立してこなせるようになることを目指すなどです。その場合、評価基準はシステム操作テストの結果や、指導なしでの業務遂行度などが考えられます。

また管理職研修の場合、リーダーシップやコミュニケーションスキル強化を目指すことが一般的で、これらの評価基準を設定するのは難易度が高いですが、360度フィードバックや具体的な業績改善など、具体的な指標に落とし込むことが必要です。

このように、研修の目的と内容によりその評価基準も異なります。

継続的なフィードバックループ

継続的なフィードバックループの重要性を理解した上で活用することは、効果的な研修プログラムの進行に欠かせません。フィードバックループとは、研修生からの反応や学習成果を適時に把握しそれに基づいて研修内容や方式を微調整していくプロセスのことを指します。これにより研修が逐次改善され、より各個人のニーズに合った形に進化していきます。

継続的なフィードバックループを活用することで研修内容は常に最適化され、効果的な人材育成に繋がります。

KPIの設定と追跡

研修の効果を明確に把握するためには、KPI(キーパフォーマンスインディケーター)の設定と追跡が欠かせません。KPIは研修の目的を定量的に示し達成度を測る指標となります。具体的なKPIの例としては、「参加者の満足度80%以上」、「新規スキルの習得率70%以上」といったものが挙げられます。

KPI設定の際には、SMART原則（Specific、Measurable、Achievable、Relevant、Timely）に従うとよいでしょう。目標が明確(Specific)、測定可能(Measurable)、達成可能(Achievable)、目標に関連性(Relevant)があり、時間枠(Timely)が設定されているかを吟味します。

またKPIの追跡は定期的に行い、研修の効果を確認し改善の方向性を見極めるために重要です。KPIの分析に基づき研修内容を微調整することでより効果的な研修が実現可能となります。