押さえておきたい基本のビジネスマナーと身につけ方を解説！

ビジネスマナーとは

ビジネスマナーとは、ビジネスシーンで求められる礼儀作法のことをいいます。具体的には名刺交換の作法や電話応対、身だしなみなどを指し、身につけることで円滑に仕事を進められるようになります。

昨今は価値観の多様性が重視されており、なかには「ビジネスマナーは不要だ」と思う人もいるかもしれません。しかし、相手に良い印象を持ってもらうには、最低限のマナーは必要です。

多くの企業では、新入社員を対象にしたビジネスマナー研修が実施されています。ビジネスマナーがわからない人は、ぜひ積極的に研修などを受けて、ビジネスマナーを身につけてみましょう。

ビジネスマナーを身につけるメリット

ビジネスマナーを身につけると、次のようなメリットが得られます。

コミュニケーションが円滑になる

ビジネスの相手は、自分と同じような考え・立場の人だけではありません。年上の人もいれば、とにかくマナーに厳しい人もいます。

異なる価値観・立場の人が円滑にコミュニケーションをとるには、共通のルールが必要です。ビジネスにおいては、ビジネスマナーがその共通ルールに成り得ます。

ビジネスマナーを身につけることは、自分と異なる価値観・立場の人と円滑にコミュニケーションを取る大きな助けになるでしょう。

相手と信頼関係が築ける

ビジネスにおいて最も重要なことは信頼です。ビジネスマナーは、相手に自分が信頼に足る人物であることを示すものでもあります。

ビジネスマナーには、周囲への気配りや電話・接客対応なども含まれます。これらのことがきちんとできる人・会社は「信頼できる」「安心して取り引きができる」と評価されやすいでしょう。

取引先に良い印象を与えられる

みだしなみがきちんとしている人とそうでない人がいれば、きちんとしている人の方に好印象を抱くのが人間です。

ビジネスマナーをきちんと身につけることは、取引先からの印象を向上させることにつながります。

どのような人でも、同じ取引をするならより印象の良い人と取引がしたいと思うものです。

ビジネスマナーを身につけることは、他者と比較されたときに一歩リードする手助けになるでしょう。

自社のブランド力が向上する

企業にクレームや問い合わせをしたとき、対応が丁寧で好感を持ったことはありませんか？

ビジネスマナーをきちんと身につけることは、自社のブランド力向上にも寄与します。

特に、顧客と直に接するカスタマーサービスなどは企業の顔といっても過言ではありません。そういった部署のビジネスマナーがしっかりしていると、それだけで企業・ブランドの価値が向上するでしょう。

ビジネスマナーの基本

ビジネスマナーというと、名刺交換や電話応対、来客対応などを思い浮かべて「難しそう」と不安になる人もいるでしょう。

しかし、ビジネスマナーの基本はシンプルで「相手を不快にさせないこと」です。名刺交換などのマナーを身につける前に、基本となるマナーを身につけておきましょう。

清潔感のある身だしなみを心がける

清潔感のある身だしなみは、社会人の基本です。シャツやブラウスにはアイロンをかけ、髪もきちんとセットしておきましょう。

服は高い物でなくて構いません。最近はファストファッションでもシンプルでスタイリッシュなオフィスカジュアル向きの服が手に入ります。

洋服にしわが寄っていたり、靴が汚れていたりするだけで、相手からの印象は途端に悪い物になってしまいます。ビジネスマナーを身につけたいなら、まずは服装を整えることからはじめてみましょう。

明るい表情を心がける

仕事中は、明るい表情を心がけましょう。特に新入社員なら、明るく朗らかで親しみやすい雰囲気でいることが重要です。

不機嫌そうな人や、暗い表情をした人とは仕事をしたくないのが人間です。

常に笑顔でいる必要はありませんが、話を聞くときは相手の顔を見る・穏やかな表情を心がけるなど、相手に不快感を与えない表情を心がけましょう。

積極的に元気よく挨拶する

元気よく挨拶することも大切です。挨拶はコミュニケーションのきっかけにもなります。

新入社員のなかには、自分から挨拶するのが恥ずかしい・気まずいという人もいるかもしれません。しかし、挨拶をしっかりすることは、相手からの印象が良くなるだけでなく、自分の気持ちを切り替えるのにも役立ちます。

朝は「おはようございます」、退社時は「おつかれさまでした」など、一言かけるだけでもぐっと印象が良くなるでしょう。

時間を守る

学生時代は許されていたかもしれませんが、社会人になったら遅刻は厳禁です。時間をきちんと守りましょう。

時間を守らない人は、相手に「自分のことを軽んじている」「中途半端な気持ちで仕事をしている」と思われても仕方ありません。

約束がある場合は、約束時間の5分前には待ち合わせ場所に到着しておきましょう。常に「5分前行動」を心がけることが大切です。

人の名前を正確に覚える

社会人になると、学生時代とは比べ物にならないほど多くの人の名前を覚えなければなりません。人の名前を正確に覚えるのも、ビジネスマナーの基本です。

すべての人の下の名前を把握している必要はありませんが、同じ部署の人の名前はできるだけ姓・名合わせて覚えるよう努めましょう。

感謝の気持ちは積極的に伝える

わからないところを教えてもらったり、仕事を手伝ってもらったり……社会人になると、周りの人に助けてもらうことが多くあります。

感謝の気持ちは伝えて減るものではなく、お礼を言われて怒る人もいないので、何かしてもらったときは積極的に感謝の気持ちを伝えましょう。

嘘をつかず誠実に対応する

嘘をつかないことは、ビジネスマナーというより人としての基本です。何かトラブルが発生した場合も、嘘をついて隠したりせず、早めに正直に申し出るようにしましょう。

嘘をついたり、隠したりすると、トラブルがますます深刻になってしまうケースも少なくありません。

デスクの上は常に整理整頓しておく

デスクの上を常に整理整頓しておくことも大切なビジネスマナーです。学生時代、机やロッカーの中がごちゃごちゃしていた人は、市販の収納アイテムなどを使って常にすっきりさせておきましょう。

デスクの上が散らかっていると、大事な書類が埋もれてしまったり、機密情報が漏洩しやすくなります。常に何がどこにあるか把握できるデスクを目指しましょう。

代表的なビジネスマナー

ここからは、代表的なビジネスマナーのポイントを解説します。服装や言葉遣いで迷ったときは、参考にしてみてください。

服装

服装は、就業規則を確認したうえで派手な印象のものは避け、動きやすく清潔感のあるスタイルを心がけましょう。

結婚指輪や腕時計以外のアクセサリーや香水などは、オフィスでは控えたほうが賢明です。

言葉遣い

ビジネスにおける言葉遣いの基本は敬語です。「～です」「～ます」といった基本だけでなく、「わたし」「わたくし」といった一人称や尊敬語・謙譲語・丁寧語の使い分けも身につけておきましょう。

名刺交換

名刺交換の際は、いつでもスムーズに名刺を出せるようにしておきましょう。名刺交換をする際は、常に1対1とは限りません。複数の人と名刺交換をすることもあるので、そのシミュレーションをしておくとスムーズに交換できます。

電話応対

最近は、電話応対が苦手で、電話に出ることを苦痛に感じる人も少なくありません。しかし、電話応対は慣れです。最初は上手くできなくても、シミュレーションを繰り返し、練習することで緊張せずに受けられるようになります。

電話応対の際は、声のトーンや話すスピードに気を配ることが重要です。相手の顔が見えないため、いつも以上に気を使ってコミュニケーションを取りましょう。

メールやチャットの書き方

最近はFAXや手紙ではなく、メールやチャットでやり取りをする企業がほとんどです。顔の見えない相手だからこそ、メールやチャットの文面には気を配りましょう。

書き終えた勢いで送信せず、見直すことが大切です。誰が見ても用件が正確に伝わるか・誤字脱字がないか・簡潔に書かれているかをチェックしましょう。

来客対応

来客対応は、企業の印象を決める非常に重要な業務です。企業を代表して対応に当たっているという意識を持ち、相手に失礼のないよう気を配りましょう。

挨拶はもちろん、応接室での席次などについても把握しておくことが求められます。

チャットやオンライン会議でのマナー

コロナ禍以降、オンライン会議やチャットで業務連絡をする企業も増えました。オンラインでコミュニケーションをする際のマナーも押さえておきましょう。

・会議の際はカメラをオンにする

・服装には気をつける

・背景に室内が映るときは整理整頓しておく

・画面の明るさに気を配る

・目線は画面ではなくカメラのレンズに合わせる

・発言していないときはマイクをミュートにする

など、会議に参加する人が気持ちよく参加できるよう気を配ることが大切です。

ビジネスマナーを学ぶ際のポイント

新入社員研修以外でも、ビジネスマナー研修は広く行われています。しかし、いまひとつマナーが身につかない・研修を受ける気になれないという人もいるでしょう。

ビジネスマナーを学ぶ際は、次のポイントを押さえておくと、よりしっかりとマナーを身につけられるでしょう。

ビジネスマナーを学ぶ理由を明確にする

ビジネスマナーを学ぶ際は、なぜ学ぶのかを明確にしましょう。なんとなく研修を受けても、ビジネスマナーは身につきません。

「自分の印象を良くしたい」

「同じ部署の中で頭一つ抜きん出たい」

など、明確な理由があるとビジネスマナーを学ぶモチベーションアップにつながります。

相手に敬意と思いやりをもって接することを意識する

ビジネスマナーの基本は、相手に不快な思いをさせないことです。ビジネスマナーが身につかない・なかなか覚えられないという人は、相手に敬意と思いやりをもって接することを意識してみましょう。

「自分が相手の立場だったら、どのような対応をされたら嬉しいか」を考えて行動すれば、ビジネスマナーのお手本から大きく外れることはないはずです。

ロールプレイングを積極的に行う

一度の研修で完璧にビジネスマナーを身につけられる人は多くありません。ビジネスマナーを体にしみこませるためにも、ロールプレイングは積極的に行いましょう。

ロールプレイングをしたら、必ずフィードバックをすることが大切です。良い点・悪い点をフィードバックし合って、ビジネスマナーの向上に役立てましょう。

ビジネスマナーを身につける方法

ビジネスマナーを身につける方法は、主に3つあります。それぞれのメリット・デメリットも踏まえて紹介します。

周りを見て真似る

周りを見て真似るのは、実践的なビジネスマナーを学ぶのに最適な方法です。営業職であれば、先輩の取り引き先に同行させてもらって、先輩の振る舞いから学ぶと良いでしょう。

周りを見て真似る場合、周りの人のビジネスマナーがきちんとしていることが大前提です。そのため、ビジネスマナーがきちんとしていない職場の場合、周りに真似られる人がおらず、いつまで経ってもマナーが身につかないことがあります。

ビジネスマナーに関する書籍を読んで独学で学ぶ

ビジネスマナーに関する書籍を読んで、独学で学ぶのもひとつの方法です。通勤時間などで気軽に学べますが、実践的なマナーが身につきにくいというデメリットがあります。

また、読む書籍によっては一般的でないマナーを紹介していることもあるため、書籍選びにも気を配る必要があります。

ビジネスマナー研修を受ける

ビジネスマナー研修は、実践的なビジネスマナーを効率的に学ぶのに最も良い方法です。研修は、自社で行う場合と、外部に委託する場合があります。

専門の講師がレクチャーしてくれるだけでなく、ロールプレイングなどもカリキュラムに盛り込まれているので、失敗を恐れず練習できるのも魅力です。

ただし、自社で行う場合は準備に手間がかかったり、外部に委託する場合は費用がかかったりするデメリットがあります。

ビジネスマナー研修なら東京ITスクールがおすすめ！

実践的なビジネスマナーを身につけたいなら、東京ITスクールのビジネスマナー研修がおすすめです。

できると得するビジネスマナー習得講座(挨拶、敬語、信頼関係編)

東京ITスクールの「できると得するビジネスマナー習得講座(挨拶、敬語、信頼関係編)」では、90分で挨拶と敬語の基礎が身につきます。

・挨拶・敬語の基礎を身につけて、上司からの印象を良くしたい

・信頼される社会人になりたい

という方は、ぜひこの機会に東京ITスクールでビジネスマナーを学んでみてはいかがでしょうか？

こちらの講座はオンライン講座です。PCとネット環境があれば、全国どこからでも受講いただけます。

ビジネスマナーを身につけて相手に好印象を残そう！

 「ビジネスマナーは不要」と考える人もいますが、相手に良い印象を持ってもらいたいならビジネスマナーを身につけることは大切です。

ビジネスマナーというと難しく聞こえますが、「相手に不快な思いをさせない」「相手を思いやる」ことを心がければ、自ずとビジネスマナーを大きく外れることはないでしょう。

ビジネスマナーを学ぶには、

・周囲を見て真似る

・書籍を読む

・研修を受ける

3つの方法があります。

中でも特におすすめなのが、研修で学ぶことです。

東京ITスクールでは、気軽に受講できるオンラインのビジネスマナー講座を開催しています。

興味を持たれた方は、お気軽にお問い合わせください。

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