業務効率化にはシステムやツールの導入が不可欠！具体的な流れも解説

業務効率化とは？

まず、業務効率化とは具体的にどのようなことを指すのか解説します。

業務効率化は働き方改革の一環

業務効率化は、日々の業務の中に埋もれている無理・無駄・ムラを削減して、業務の効率を向上させることをいいます。

日本の人口はこれからますます減少し、現役で働く世代も年々少なくなっていきます。限られた人手で現在と同等レベルの社会生活を維持するには、業務効率化が必要不可欠です。

業務効率化で、無理や無駄、ムラを削減したことで、在宅勤務やリモートワークがしやすくなったケースもあります。

業務効率化は、これからの時代に合った働き方への改革を進めるうえで避けて通れないことといえるでしょう。

業務効率化と生産性向上の違い

並べて語られることが多い「業務効率化」と「生産性向上」ですが、同じようで違います。

生産性向上とは、あくまでもさまざまな施策を実施した結果にすぎません。一方、業務効率化は、生産性向上を実現する手段のひとつです。

業務効率化を実施する際は、業務の無理・無駄・ムラを削減することそのものが目的になってはいけません。効率化した結果、生産性が向上して初めて成功といえます。

業務効率化のメリット

業務効率化を行うと次のようなメリットがあります。

・コストの削減につながる

・働く人のモチベーションがアップする

・目まぐるしく変わる状況に対応しやすくなる

・生産性が向上する

業務効率化によって業務の無理・無駄・ムラを削減することは、さまざまなコストの削減につながります。今までより少ない労力で同等の結果が出せるようになるため、従業員のモチベーションも向上しやすくなるでしょう。

昨今は、グローバル化によってビジネスを取り巻く状況が目まぐるしく変化します。業務の無理・無駄を減らせば、状況の変化にもスピーディーに対応しやすくなるため、結果として生産性の向上・事業の発展につながるでしょう。

業務効率化の流れとそれぞれのポイント

業務効率化を実現するには、全体の流れとプロセスごとのポイントを押さえておきましょう。

現在行っている業務の流れを把握する

業務効率化は、現在行っている業務の流れを把握することからはじまります。まず、誰が・いつ・何を・どのように・どれくらいの時間や工数をかけて行っているかを正確に把握するよう努めましょう。

現在の状況がわからないまま闇雲に改善策を打ち出しても、業務効率化が成功するとは限りません。

把握したことをできるだけ可視化するのもポイントです。

表やフローチャートなどを用いて現在の業務の流れを可視化すると、どこに無理・無駄・ムラがあるか把握しやすくなります。

現状の課題を洗い出す

現在の業務の流れを把握できたら、課題を洗い出しましょう。日々の業務には、たくさんの課題が埋もれているはずです。

課題が見つかったからといって、目についたものから順に対応していくことはおすすめしません。ここで大切なのは、優先順位をつけることです。

課題は、簡単に対応できて大きな効果が見込めるものから優先的に対応していきましょう。

対策に時間がかかるものや、解決しても業務効率化に大きく寄与しない課題を解決しても、なかなか業務効率は改善しません。

思うように業務効率が改善しないとやる気も削がれてしまうので、対応の難しさと効果を踏まえて順位をつけて対応することが重要です。

業務改善計画を立てる

解決すべき課題に順位を付けたら、業務改善計画を考えましょう。いつまでに・何を改善するのかを明確に設定することが重要です。

このとき重要なのは、できるだけ具体的な数字を用いて期限や目標を設定することです。

「そのうち」「今より少し」といった曖昧な表現で期限や目標を設定しても、いつから・何を・いつまでに・どの程度改善するかを部署内で共有しにくく、いつまで経っても課題が解決されなくなってしまいます。

「1週間後から」

「3ヶ月以内に」

「今よりも工数を2つ」

「かかる時間を10%」

など、改善計画を立てる際は具体的な目標を立ててから改善策を考えると、計画がスムーズに進みやすくなります。

業務の効率化を実施する

計画を立てたら、その計画に沿って改善策を実施しましょう。途中、アクシデントやトラブルで計画通りに進まなくなったら、その都度計画を見直すことが重要です。

施策を実行したら、その都度どの程度業務効率化が実現したか検証・分析しましょう。

業務が効率化されたからといって検証・分析せずにやりっぱなしにすると、具体的にどの程度改善されたかがわからず、ノウハウも蓄積しません。

結果が目標に届かなかった場合も、きちんと検証・分析して、何が原因だったか明らかにしておくことが、次に業務効率化を行う際の参考になります。

業務効率化に利用できるツール・システム

ここからは、業務効率化に利用できるツール・システムを紹介します。

ビジネスチャット

ビジネスチャットは、業務連絡や重要事項の周知にかかる時間と手間を省くために開発されたコミュニケーションツールです。社内外の連絡はもちろん、在宅勤務をしている人との連絡にも便利で、さまざまな企業で広く使われています。

ビジネスチャットのなかには、タスクの進捗管理ができたり、Web会議ツールとしても使えたりするものがあるので、自社のニーズに合わせた製品を導入しましょう。

ペーパーレス化ツール

ペーパーレス化ツールは、契約書や請求書、受領書、稟議書といったビジネス書類をオンライン上で管理できるようにするツールです。紙に印刷して保管すると場所をとるような膨大な書類も、ペーパーレス化ツールを使えば場所をとることなく、紛失の恐れもなく常に最新版を保管しておけます。

郵便で請求書を送付していた企業なら、ペーパーレス化ツールを使えば郵送にかかる切手代や封筒代、時間も削減することができるでしょう。

タスク・プロジェクト管理ツール

タスク・プロジェクト管理ツールも、広く使われている業務効率化ツールです。チーム単位でタスクやプロジェクトの進捗を可視化・共有できるため、円滑にプロジェクトを進められるようになります。

オンラインのタスク・プロジェクト管理ツールは、リモートワークで働く人とも共有できるのが魅力です。

離れた場所で働く人の進捗も確認・共有できるので、働く場所を問わずスムーズに業務を進められるようになるでしょう。

ソフトウェアロボット・RPA

ソフトウェアロボットやRPAは、ソフトウェア内に搭載された情報の処理を自動化するシステムです。プログラミングのスキルがなくても操作できるため、広く利用されています。

情報を決められた手順でくり返し処理する際、すべて人間が手作業で行うと必ずミスが生じます。

しかし、ソフトウェアロボットやRPAに操作を記録させて自動化させれば、ミスなくスピーディーに処理できるため、大幅な時間と手間の削減につながることが期待できます

費用をかけずに業務効率化を実現するには

上で業務効率化に役立つツールを紹介しましたが、いずれも導入するにはそれなりにコストがかかります。なかには「そこまでコストをかけられない」「効果がわからないものにコストをかけるのは躊躇する」という人もいるでしょう。

そのような場合、次のことを試してみましょう。

業務をルール化する

まず、業務にルールを設けましょう。業務の手順をマニュアル化すると、個人が独断で行っている無理・無駄・ムラが省けます。

不要な業務や重複している作業なども見つけやすくなるので、社内全体の業務効率化に取り組みやすくなるでしょう。

作業を行う人によって品質やスピードにムラがある場合は、統一のマニュアルやルールを用意することで品質やスピードを一定に保ちやすくなることがあります。

社内の情報共有を徹底する

社内脳情報共有を徹底することも、業務効率化に効果的です。

業務に関わる知識が属人化していると、特定の人にしか質問できない・解決できないことが多くなります。その場合、その人が不在になると業務が止まってしまうことが　避けられません。

1人の不在で業務が滞るのを防ぐためにも、社内の情報は徹底的に共有し、情報の属人化を防ぎましょう。

データベースを作成するなど、社内の情報を1ヶ所に集めておくと、データの重複収集も防げます。異動や退職の際の引継ぎもスムーズに行えるでしょう。

現在使用しているソフトのスキルを高める

業務効率化には専門のシステムやソフトウェアを導入しなければならないと思っている人は少なくありません。しかし、ExcelやPowerPointといった既存のソフトでも、スキルを身につければ充分業務効率化に活用できます。

特にExcelは、関数やマクロ、ピボットテーブルなどが使いこなせるようになると、業務効率が格段に向上するでしょう。

業務効率化に役立つスキルを学ぶおすすめの方法

「費用をかけずに業務効率化を実現したい」

「普段使用しているソフトのスキルを高めて、業務の手間を省きたい」

という人には、東京ITスクールの『MicroSoftオフィスを活用し、OAスキルに富んだ社員を育成する研修パッケージ』がおすすめです。

MicroSoftオフィスを活用し、OAスキルに富んだ社員を育成する研修パッケージ

こちらの研修パッケージでは、次のことが学べます。

・PowerPoint、Excel、Wordの基本操作

・PowerPointを用いた資料作成

・Excelを用いた業務効率化のノウハウ

最近はスマホひとつでなんでもできてしまうため、パソコンのスキルを持たない人も増えています。

今使っているオフィスソフトをもっと使いこなせるようになりたい方・業務の無駄を省いて生産性を向上させたい方は、ぜひこの研修パッケージをお役立てください。

研修期間は約3ヶ月です。

業務効率化を進めて働きやすさを改善しよう！

業務効率化の必要性が叫ばれていますが、具体的に何をすれば良いかわからない人は少なくありません。

業務効率化を実現するには、現在の業務の流れと課題を把握することが肝心です。解決すべき課題に優先順位をつけ、効果の大きいものからひとつずつ対応していきましょう。

業務効率化をよりスピーディーに実現したい場合は、ビジネスチャットやペーパーレス化ツールなどの業務効率化ツール・システムを活用するのもおすすめです。

できるだけコストを抑えながら業務効率化を実現したいなら、業務マニュアルの作成や情報共有の徹底などからはじめてみましょう。

現在ExcelやPowerPointといったオフィスソフトを使っている人は、それらのスキルを身につけることで業務効率を格段に向上させることもできます。

オフィスソフトのスキルを基礎から身につけたい人は、ぜひ東京ITスクールの『MicroSoftオフィスを活用し、OAスキルに富んだ社員を育成する研修パッケージ』の受講をご検討ください。

東京ITスクールでは、このほかにもさまざまな研修を実施しています。興味を持たれた方は、お気軽にお問い合わせください。

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