【ビジネスマナー研修資料】内容・作り方・活用方法をまとめて解説

公開日：2024年04⽉04⽇最終更新日：2024年04⽉04⽇

#スキルアップ#ビジネスマナー#社員育成

ビジネスマナーは社内の人間関係の維持や取引先や営業先からの信頼感獲得の基礎となり、ビジネスではたいへん重要なものです。新入社員研修で学ばせることが一般的ですが、理解しにくかったり時間が経つにつれて記憶があやふやになってしまったりするケースもあります。そのような問題を解決するのが研修で使う資料です。

この記事は、ビジネスマナー研修資料の作成と活用について解説しています。この記事を読むことで、以下の点を理解できます。

・ビジネスマナー研修資料の内容

・資料の準備の方法

・研修資料の効率的な作成方法

・研修資料の活用方法

ビジネスマナー研修で資料を用意するのに必要な情報をまとめてあります。人事や総務など、研修の担当者の方はぜひご一読ください。

ビジネスマナー研修資料の内容

ビジネスマナー研修資料は、社員が社会人として必要な基本的なマナーを身につけるための重要な教材です。その構成には、以下の内容が含まれます。

・研修の目的と重要性

・ビジネスマナーの基本原則

・プログラムの流れ

それぞれの内容について解説していきます。

研修の目的と重要性

ビジネスマナー研修の目的は、従業員のビジネスマナーを向上させ、組織の運営を円滑にすることです。一人ひとりの社員がビジネスマナーを守ることで、社内ではコミュニケーションが円滑になり、社外とのやり取りでは信頼感を獲得することができます。その結果組織の運営が向上します。そのような点で、非常に重要なものだと言えるでしょう。

資料ではこのような目的と重要性について触れ、必要性の背景を理解させます。

ビジネスマナーの基本原則

ビジネスマナーの基本原則としては、以下の3点が挙げられます。

・プロフェッショナリズム…その場の状況に対応した行動や言動をすること

・尊重…他者を尊重し、厳格なエチケットを守ること

・コミュニケーション…適切なフィードバックや聞き取り能力

資料では、上記の原則を踏まえつつ具体的な場面別にどのように行動するべきかを解説します。

研修プログラムの流れ

研修プログラムの流れは、一般的にはまず基本的なビジネスマナーの知識を学び、それを応用した実践練習を行うという形になります。例えば、初めに、挨拶や自己紹介、電話対応、メールの書き方などの基本スキルを教えるセッションを設けます。その後、それらのスキルを使ってロールプレイングやディスカッションを行い、実際のビジネスシーンでの応用力を養います。

この流れを資料に記載しておきます。それにより、その時その時の学習内容を全体の中に位置づけることができ、理解・習得しやすくなるからです。また研修後に見直すときにも参考になります。

資料の準備の方法

資料の準備方法については、次の３つの方法があります。

・自社で作る

・外部の資料を流用する

・内製・外部資料の組み合わせ

それぞれの方法について解説します。

自社で作る

初めは、ビジネスマナー研修資料を自社で作成するという方法です。自社で作る場合は会社独自の文化を反映させられる利点がある反面、時間と労力が必要です。最近はいろいろなテンプレートがダウンロードでき、それを使って作成する方法もあります。

自社で研修資料を作る場合、スタッフ全員が理解できるような言葉を使用し、具体的かつ明確な説明を心掛けてください。また、記事のアップデートも忘れずに。ビジネスマナーは変わることもありますので、定期的に資料を見直し、最新の情報を提供することが重要です。

詳しい作り方は後述します。

外部の資料を流用する

外部の資料を流用する際には、非常に注意が必要です。まず著作権法を理解し、適切な許可を得てから使用しましょう。

外部資料を流用するメリットとしては、専門知識を持つ人々が作成した高品質な内容を活用できることや、研修をより早くスタートできることがあります。

しかし、その情報が自社の特定のニーズに適合するかどうかは必ず確認する必要があります。また外部の資料をそのまま使うのではなく、自社の状況や目標に合わせてカスタマイズすることが重要です。

内製・外部資料の組み合わせ

研修資料を作成する際には、自社で作成した資料と外部資料を組み合わせる方法が効率的です。例えば企業文化やビジネスを理解するための資料は自社で作成し、一般的なビジネスマナーの基本は外部資料を使用します。これにより、社員が自社のビジネスコンテクスト内で一般的なマナーを理解しやすくなります。

また外部資料を活用することで、研修資料作成の時間とコストを削減することも可能です。ただし、外部資料をそのまま利用するのではなく自社のニーズに合わせてアレンジすることが重要です。それにより、より具体的で効果的な研修資料を作成することができます。

研修資料の効率的な作成方法

ビジネスマナー研修資料の効率的な作成にはいくつかの要因があります。以下の点が挙げられます。

・目的の明確化

・内容の選定とレベル設定

・文・図の作成と準備

・レイアウトの調整

これらの要素を踏まえ、質の高い研修資料を作成しましょう。1つずつ解説します。

目的の明確化

研修の目的を明確にすることで、作成する資料がどのような内容であるべきか、どのような情報を伝えるべきかがクリアになります。資料の目的が不明瞭であれば、結果的にその資料がもたらす効果も曖昧になってしまうでしょう。

また、目的の明確化は参加者にとっても重要です。研修の目標が明らかであればその目標に向かって学習に取り組むことが可能となり、研修が効果的になるからです。

ビジネスマナー研修の場合は目的は決まっていることがほとんどと考えられますが、改めて具体的に言語化してみましょう。

内容の選定とレベル設定

研修そのものの準備ともリンクしますが、資料の内容の選定とレベル設定も重要です。自社で起こりうるビジネスシーンをピックアップし、そのときに必要となるマナーをリストアップします。そのうえで、リストの内容について1つずつレベルを設定していきます。

レベルの設定には、以下の点を考慮するとよいでしょう。

・難易度

・基本的・必須の内容かどうか

・自社で使う場面が多いかどうか

検討してみると、難しいけれども初めからできた方が良いことなど、上記のポイントでも一致しないケースも出てくるかもしれません。そのような場合は、基本的に早く学ばせるようにレベルを設定しましょう。ただし、基本的なことでも自社で使う場面が少ないマナーは後でもよいケースも多くあります。例えばエレベーターの上座・下座の知識は、リモートワークが多い企業にはあまり必要ではないでしょう。

文・図の作成と準備

内容が決まったら、文と図を準備します。自社で作る場合もあれば外部の資料を使う場合もあるのはすでに述べた通りです。外部のデータを使用する場合は著作権に注意しましょう。

文を作成する場合はコンパクトな説明を心掛けます。すべて解説するか、項目だけを羅列して具体的な内容は書き込ませるかという2つのパターンがあります。自社に適した方を選べばよいのですが、メモを取るのに時間がかからないように配慮するためにも基本的には最低限の説明を記載しましょう。

図やイラストは内容に合ったものを選びましょう。

レイアウトの調整

資料のレイアウトは、情報を効率よく理解・吸収するために重要です。

まず、全体のデザインは一貫性があり、視覚的に整理されているべきです。情報をブロックに分けることで、視覚的に整理された資料を作成できます。

次に、重要な情報は強調して表示します。これには、色、大きさ、太字などが利用できます。また図やグラフを活用して、複雑な情報を直感的に理解できるようにすると効果的です。

最後に、読みやすさを考慮しましょう。フォントの大きさや行間、色の対比などが適切であることが求められます。

これらの調整を行うことで、一貫性のある魅力的な研修資料を作成できます。

研修資料の活用方法

最後に、研修資料の活用方法を解説します。活用のためには、以下の3つの面がポイントになります。

・自己学習のポイント

・チームでの共有方法

・定期的な見直しとアップデート

1つずつ見ていきましょう。

自己学習のポイント

ビジネスマナー研修の資料を使った自己学習とは、実際の仕事の場面でわからないことが出てきたときに見直すケースがほとんどでしょう。そのためには教科書や参考書のように繰り返し使うことを想定して資料を作る必要があります。

具体的なポイントとしては、過不足ない説明、検索しやすい構成、重要度の表現などが挙げられます。またどうするべきかという具体的な動作と、なぜそう言えるのかという理由をセットで解説するようにしましょう。自己学習がしやすくなります。

受講者側のポイントとしては、研修時には必要に応じてメモを追加する、重要な点はマーカーなどで目印を付けるなどが挙げられます。またそもそも資料を破棄したり紛失したりしないようにすることが大前提です。

チームでの共有方法

ビジネスマナーの資料は、チームで共有しましょう。紙ベースなら各自保管するほか、チーム用に1冊用意してもよいでしょう。あるいはデータをネットワークで共有するという方法もあります。

共有しておくことにより、チーム単位での営業などでは訪問前に確認して認識を揃えておくことができます。

定期的な見直しとアップデート

ビジネスマナー研修資料は、一度作成したら終わりではありません。定期的に見直しとアップデートを行うことが重要です。ビジネスマナーは社会状況の変化に伴い、その内容も変わっていくため、時流に合わせて内容を更新する必要があります。

また、研修を受ける社員の経験やスキル、職務内容により必要なビジネスマナーもそれぞれ異なるため、社員のニーズに合わせて資料を見直し、アップデートすることで効果的な研修が可能になります。

具体的には、社員からのフィードバックを活用したり、外部の専門家にレビューを依頼したりすると良いでしょう。さらに、ビジネスマナーに関する新しい情報やトピックが出てきた際には、それを速やかに研修資料に取り入れ、社員に最新の情報を提供することが大切です。これらの定期的な見直しとアップデートを行うことで、常に最適なビジネスマナー研修が実現できます。